Datenschutzerklarung

1. Verantwortlicher

Der Verantwortliche fur die Verarbeitung personenbezogener Daten auf sens-ai.biz und uber die Sens-AI-Dienste ist:

2. Erhobene Daten

Im Rahmen der Bereitstellung unserer KI-Chatbot-Dienste erheben wir folgende Datenkategorien:

• Identifikationsdaten: Name, berufliche E-Mail-Adresse
• Kontodaten: Zugangsdaten, Benutzereinstellungen
• Gesprachsdaten: mit dem KI-Chatbot ausgetauschte Nachrichten, Gesprachsverlauf
• Telefonnummer: Rufnummer des Anrufers im Telefonkanal oder eine wahrend eines Gesprachs mitgeteilte Nummer, verwendet zur Identifikation der Person und fur den Ruckruf durch einen Mitarbeiter; 90 Tage gespeichert, wie das zugehorige Gesprach. Die einem Mitarbeiter zugewiesene Nummer gehort Sens-AI und wird im Rahmen des Abonnements bereitgestellt.
• Technische Daten: IP-Adresse, Browsertyp, Cookie-Daten
• Nutzungsdaten: Nutzungsstatistiken, Verbindungsprotokolle

3. Zweck der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden fur folgende Zwecke verarbeitet:

• Bereitstellung und Betrieb des KI-Chatbot-Dienstes
• Verwaltung Ihres Benutzerkontos
• Verbesserung der Qualitat unserer Dienste
• Technischer Support und Kundenbetreuung
• Dienstbezogene Mitteilungen (Updates, Wartung)
• Erfullung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Datenverarbeitung basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfullung: die Verarbeitung ist fur die Bereitstellung des KI-Chatbot-Dienstes erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Berechtigtes Interesse: Verbesserung unserer Dienste und Plattformsicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Einwilligung: fur nicht wesentliche Cookies und Marketingkommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

5. Aufbewahrungsfristen

Ihre personenbezogenen Daten werden fur folgende Zeitraume aufbewahrt:

6. Auftragsverarbeiter

Fur den Betrieb unserer Dienste nutzen wir folgende DSGVO-konforme Auftragsverarbeiter:

Ihre Gesprachsdaten werden im Europaischen Wirtschaftsraum (EWR) gehostet. Hosting, Datenbank, Dateispeicher und KI-Sprachmodell befinden sich samtlich in der EU.

Es bestehen folgende Ubermittlungen ausserhalb des EWR, samtlich abgesichert durch die Standardvertragsklauseln der Europaischen Kommission (SCC): unser E-Mail-Dienstleister Loops.so hat seinen Sitz in den USA und erhalt ausschliesslich die zum Versand erforderlichen Daten — E-Mail-Adresse, Name und Kommunikationseinstellungen — jedoch keinerlei Gesprachsinhalte; einzelne Infrastrukturanbieter speichern Ihre Daten in der EU, konnen im Rahmen ihres technischen Supports jedoch aus den USA darauf zugreifen; Zahlungen werden uber internationale Zahlungsnetze abgewickelt, die zusatzlich PCI-DSS-zertifiziert sind; und unser Telefonieanbieter Telnyx LLC (USA) leitet Anrufe des Sprachkanals weiter und hostet die zugewiesenen Rufnummern. Die Einzelheiten je Anbieter finden Sie in Artikel 7 unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

7. Ihre Rechte

Gemas der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

• Auskunftsrecht: Bestatigung erhalten, dass Ihre Daten verarbeitet werden, und eine Kopie erhalten
• Recht auf Berichtigung: unrichtige oder unvollstandige Daten berichtigen
• Recht auf Loschung: Loschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen
• Recht auf Datenubertragbarkeit: Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten
• Widerspruchsrecht: der Verarbeitung Ihrer Daten aus berechtigten Grunden widersprechen
• Recht auf Einschrankung: Einschrankung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen

Zur Ausubung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter: [email protected]

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der CNIL (franzosische Datenschutzbehorde) einzureichen: www.cnil.fr

8. Cookie-Richtlinie

Unsere Website verwendet Cookies, um die ordnungsgemasse Funktion sicherzustellen und Ihr Nutzererlebnis zu verbessern.

Verwendete Cookie-Typen:

• Wesentliche Cookies: notwendig fur den Betrieb der Website (Sitzung, Einwilligungspraferenzen)
• Analytische Cookies: helfen uns zu verstehen, wie die Website genutzt wird, um sie verbessern zu konnen

Sie konnen Ihre Cookie-Praferenzen jederzeit uber Ihre Browsereinstellungen andern. Das Loschen wesentlicher Cookies kann die Funktionalitat der Website beeintrachtigen.

9. Google-Daten (Google Kalender und Gmail)

Wenn ein Kunde sein Google-Kalender-Konto (Terminbuchung) oder sein Gmail-Postfach (E-Mail-Kanal) mit Sens-AI verbindet, greifen wir mit seiner ausdruecklichen Genehmigung ueber die Google-APIs auf bestimmte Daten dieses Kontos zu. Diese Verbindung ist freiwillig und kann jederzeit aufgehoben werden.

Abgerufene Daten

• Kontoidentitaet (openid, email): technische Kennung und E-Mail-Adresse des Google-Kontos, um das verbundene Konto anzuzeigen.
• Kalenderliste (calendar.calendarlist.readonly): die Kalender, deren Eigentuemer Sie sind, um den Kalender fuer Buchungen auszuwaehlen und um vor der Freigabe eines Zeitfensters zu pruefen, dass Sens-AI weiterhin Zugriff darauf hat.
• Verfuegbarkeit (calendar.freebusy): nur die belegten Zeitraeume des gewaehlten Kalenders, ohne Titel oder Inhalt Ihrer Termine, um freie Zeitfenster anzubieten.
• Von Sens-AI erstellte Termine (calendar.events.owned): Erstellung des von einem Besucher gebuchten Termins; erneutes Lesen nur der von Sens-AI erstellten Termine (Status, Uhrzeiten und Antwort des Gastes), um die Buchung zu bestaetigen und Ihre Verfuegbarkeit aktuell zu halten, wenn ein Termin in Google abgesagt, verschoben oder abgelehnt wird; Loeschung des Termins, wenn Sie ihn im Dashboard absagen oder freigeben (Google benachrichtigt dann den Besucher) oder wenn der Gast die Einladung abgelehnt hat. Sens-AI liest, aendert oder loescht keine anderen Termine.
• Aenderungsbenachrichtigungen (calendar.events.owned): Sens-AI abonniert die Benachrichtigungen, die Google bei Aenderungen des gewaehlten Kalenders sendet. Sie enthalten keinerlei Termininhalt und loesen nur das oben beschriebene erneute Lesen aus.

Verwendung

Diese Daten dienen ausschliesslich dazu, Zeitfenster anzubieten, die von Ihren Besuchern angefragten Termine einzutragen, sie danach zu verfolgen (Absage, Verschiebung, Ablehnung) und sie in den oben beschriebenen Faellen zu loeschen. Fuer jeden Termin uebermittelt Sens-AI an Google ausschliesslich:

• Titel: den Namen der Terminart und den Namen des Besuchers;
• Gast: die mit einem Einmalcode bestaetigte E-Mail-Adresse des Besuchers und seinen Namen — Google sendet ihm die Einladung;
• Beschreibung: einen Hinweis, dass der Termin ueber Ihren Assistenten gebucht wurde, und die Telefonnummer des Besuchers, falls angegeben;
• Ort: den Text, den Sie fuer diese Terminart eingegeben haben, falls vorhanden;
• Zeiten: Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende sowie die Zeitzone;
• Technische Kennung: eine aus Agent und Buchung abgeleitete Terminkennung, die Doppelungen verhindert, und eine private technische Eigenschaft, fuer Gaeste unsichtbar, die den Termin als von Sens-AI erstellt kennzeichnet.

Speicherung, Aufbewahrung und Loeschung

• Google-Zugriffstoken werden verschluesselt (AES-256-GCM) und in unserer Datenbank in der EU (Irland) gespeichert.
• Wenn Sie den Kalender trennen oder Ihr Konto loeschen, widerrufen wir die Genehmigung bei Google und loeschen sofort die Token und die E-Mail-Adresse des Kontos. Die technische Kennung des Google-Kontos wird geloescht, sobald kein Termin, keine Konfiguration, keine Verfolgung und keine ausstehende Loeschung mehr darauf verweist, spaetestens beim Loeschen des Kontos.
• Sie koennen den Zugriff auch in Ihrem Google-Konto entziehen (myaccount.google.com/permissions): Die Token werden unbrauchbar und wir loeschen sie beim naechsten Nutzungsversuch.
• Die bei Sens-AI gespeicherten Termine (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Besuchers, Terminart und Zeitfenster) werden bei einer periodischen Loeschung automatisch entfernt, nachdem 90 Tage seit dem Ende des Termins vergangen sind, sowie beim Loeschen des Agenten oder des Kontos.
• Zur Verfolgung der Termine speichert Sens-AI die Kennung des verfolgten Kalenders, den Stand der Benachrichtigungen und, fuer jede angeforderte Loeschung, die technische Kennung des Termins bis zu seiner Loeschung bei Google; schlaegt die Loeschung dauerhaft fehl, wird das Sens-AI-Team nach 7 Tagen alarmiert. Diese Daten werden geloescht, sobald sie keinem Termin und keiner ausstehenden Loeschung mehr dienen, spaetestens beim Loeschen des Kontos.
• Ausser den oben beschriebenen Loeschungen (eine Absage oder Freigabe, die Sie im Dashboard veranlassen, die Ablehnung durch den Gast) loescht Sens-AI nichts in Ihrem Google Kalender: Bereits erstellte Termine und die Einladungen, die Besucher erhalten haben, bleiben dort nach der Trennung, nach dem Loeschen des Agenten oder des Kontos oder nach der Loeschung nach 90 Tagen. Sie gehoeren Ihnen und Ihrem Google-Konto.

Gmail (E-Mail-Kanal)

• Lesen (gmail.readonly): Sens-AI ueberwacht den verbundenen Posteingang und liest neu eingegangene Nachrichten (Absender, Betreff, Inhalt, Anhaenge), damit der Assistent sie beantworten kann. Nachrichten, die als von automatischen Absendern stammend erkannt werden (Newsletter, "no-reply"-Adressen), und vom Postfach selbst gesendete Nachrichten werden ignoriert.
• Senden (gmail.send): Antworten des Assistenten oder Ihres Teams werden aus dem verbundenen Postfach im Verlauf der empfangenen Nachricht gesendet.
• Verarbeitung: Jede beruecksichtigte Nachricht wird zu einer Konversation in Ihrem Sens-AI-Bereich. Ihr Inhalt wird von unserem KI-Modell (Mistral AI, EU) ausschliesslich zum Verfassen der Antwort verarbeitet und fuer die Aufbewahrungsdauer der Konversationen gespeichert (Abschnitt 5).
• Speicherung und Loeschung: Zugriffstoken werden verschluesselt in der EU gespeichert. Wenn Sie das Postfach trennen, widerrufen wir die Genehmigung bei Google und beenden jedes Lesen.

Weitergabe und Verpflichtungen

• Wir verkaufen diese Daten nicht und verwenden sie weder fuer Werbung noch zum Training von KI-Modellen.
• Sie werden nur an Dritte weitergegeben, soweit dies fuer den Betrieb des Dienstes erforderlich ist (Auftragsverarbeiter in Abschnitt 6), an Ihren eigenen Google Kalender, wenn Sie ihn verbinden, oder wenn das Gesetz es verlangt.
• Keine Person bei Sens-AI sieht sie ein, ausser mit Ihrer Zustimmung, aus Sicherheitsgruenden oder zur Erfuellung einer gesetzlichen Pflicht.

Verpflichtung (offizieller englischer Wortlaut):

Sens-AI's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

10. Kontakt

Fur Fragen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns:

Unsere Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) ansehen